Parce que les employés sont le pilier de la réussite de chaque entreprise, la gestion des ressources humaines fait l'objet de nombreux logiciels. Les développeurs appliquent les nouvelles technologies et intègrent, dans ces outils, des fonctionnalités permettant de booster la productivité du personnel, tout en veillant à leur offrir un climat épanouissant. Vous trouverez, dans cet article, 5 conseils pour bien choisir un logiciel RH pour votre PME.
Faites l'état des lieux de la situation
La première démarche à entreprendre pour trouver le logiciel RH qui correspond au mieux aux besoins de votre entreprise est de réaliser ce qu'on appelle « l'état des lieux ». Cette expression issue de l'univers immobilier désigne le diagnostic à réaliser pour mieux comprendre le fonctionnement actuel de votre société. Grâce à ce bilan général, vous aurez une idée très claire des défaillances auxquelles il faut remédier ainsi qu'aux points forts de votre stratégie de management et qui doivent être conservés et développés. Le service de ressources humaines doit être cartographié avec la collaboration des responsables.
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Dressez la liste de vos besoins
Si le bilan vous permet d'avoir une vision claire du mode de fonctionnement de votre service RH, il aide aussi à saisir vos besoins réels en matière de gestion de ressources humaines. Les tâches chronophages et répétitives doivent être repérées. Ensuite, vous aurez à trouver un logiciel suffisamment performant pour automatiser ces processus et les transformer en systèmes de travail. Vos responsables RH seront débarrassés du travail qui peut être réalisé à travers l'intelligence artificielle. Ils disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur l'essentiel : le développement entrepreneurial, la mise en place de nouveaux modes opératoires, les aspects psychologiques et sociaux, etc. Pendant cette phase, vous devez aussi à lister les avantages que vous souhaitez obtenir d'un logiciel spécialisé dans les ressources humaines. La liste finira par indiquer les critères nécessaires pour choisir une solution RH performante.
Comparez les logiciels disponibles sur le marché
Maintenant, vous allez devoir prendre connaissance des offres qui existent sur le marché des logiciels. Avec votre liste de critères en main, vous devez commencer par sélectionner plusieurs outils qui répondent à vos besoins. Ensuite, comparez les prestataires et les prestations pour détecter celles qui peuvent vous aider dans la gestion des temps de travail, le suivi des absences, des jours de congés… Nous vous recommandons d'utiliser une grille d'évaluation pour davantage de précision. Les options fournies doivent être étudiées, sans oublier les différentes problématiques techniques relatives à l'hébergement, à la capacité de stockage et à la rapidité du traitement des données.
Intéressez-vous autant au service qu'au logiciel
La qualité d'un logiciel ressources humaines n'est pas uniquement liée aux fonctionnalités qui lui sont associées. Les services proposés par le prestataire comptent tout autant ! Vous devez donc les connaître puis les analyser avec beaucoup de précision pour garantir l'efficacité de la solution logicielle choisie sur le long terme. La maintenance et les mises à jour revêtent une grande importance dans l'expérience client, en l'occurrence dans le parcours d'achat des entreprises qui investissent dans un logiciel de gestion de ressources humaines. Il convient de rappeler que certains prestataires proposent des formations pour faciliter l'adaptation des responsables RH au nouveau logiciel de travail. Cela garantit aux entreprises un gain de temps et de productivité.
Faites jouer la concurrence
Pour trouver le meilleur rapport qualité/prix sur le marché, vous pouvez faire jouer la concurrence. À quelques exceptions près, les logiciels utilisés dans le domaine des ressources humaines sont dotés des mêmes fonctionnalités. En utilisant cette technique de négociation classique, vous pouvez obtenir des tarifs plus avantageux et réduire ainsi vos dépenses. Dans le cas échant, vous allez bénéficier d'options supplémentaires dont l'apport effectif peut valoir plusieurs centaines d'euros.
Réclamez des démonstrations
Avant de sortir votre carte bancaire, vous devez avoir la certitude que ce logiciel est capable de donner à votre stratégie RH un nouvel envol. Pour cela, vous pouvez compter sur la démo que de nombreux vendeurs omettent de fournir à leurs prospects. Pourtant, la visualisation des performances logicielles d'un outil est un argument de vente irréfutable. Grâce à la démo, vous avez une explication détaillée du mode de fonctionnement de votre outil. En tant qu'entrepreneur, vous avez tout intérêt à demander l'avis de vos responsables avant d'acheter un nouveau logiciel. Ces derniers vont donc avoir plus de facilité à vous fournir des feedbacks exhaustifs si vous leur fournissez une démo.