Votre secrétaire part vers d’autres horizons. Les appels téléphoniques vous prennent trop de temps et empiètent sur le reste de votre travail… De ce fait, vous vous demandez si recruter un ou une télésecrétaire à distance ne serait pas une meilleure solution pour votre entreprise. Dans cet article, vous trouverez des réponses à vos questions, notamment, sur les différents avantages qu'offre le recours au télésecrétariat.
Différentes tâches de secrétariat peuvent être réalisées
Quelle que soit l'activité pratiquée, la permanence téléphonique fait partie d'un des postes principaux dans une entreprise. Elle l’est plus encore dans les métiers du bâtiment (plombier, vitrier…), notaires, avocats, architectes et dans le secteur médical. Medexplan.fr vous propose un service de secrétariat dédié aux professionnels de la santé (médecins, kinésithérapeutes, dentistes…). L'objectif étant de permettre à ces derniers de consacrer davantage de temps à leurs patients. La permanence téléphonique consiste à traiter les appels, prendre les rendez-vous, créer de vrais liens avec les clients, les prospects, les fournisseurs… de manière à renforcer et à conserver l’image de l’entreprise, du médecin ou autres professionnels libéraux. Le télésecrétaire est aussi amené à transférer les appels vers un interlocuteur et à prendre des messages. Il peut aussi lui être demandé d'autres missions : réaliser quelques travaux administratifs (établir et adresser des factures, classer des documents, rédiger des courriers et des comptes rendus, saisir diverses données…). En fonction de l'entreprise, il peut également devoir réceptionner les réclamations des clients, informer les consommateurs… Étant donné que la demande des télésecrétaires est de plus en plus importante, nombreux se sont spécialisés dans un domaine spécifique. C'est ainsi que désormais, vous trouvez des télésecrétaires médicaux, juridiques et même, pour d'autres spécialités comme l’immobilier, le bâtiment… Certains travaillent pour plusieurs clients, comme pour un cabinet médical, des avocats, des notaires…
Votre budget est maîtrisé
Au contraire d’un secrétaire que vous employez dans votre entreprise, en faisant appel à un télésecrétaire, vous n’aurez plus de salaire, ni de charges sociales à régler. Vous connaîtrez à l’avance le coût de son travail. Dans le cas où vous le réglez à l’heure, il vous est tout à fait possible de prévoir son temps de travail en fonction de vos besoins et de vos prévisions budgétaires. Vous pourrez par exemple le recruter seulement pour une dizaine d’heures par semaine, ce qui est difficile dans un emploi de secrétariat téléphonique dans une entreprise. Vous n’aurez plus à régler d'heures supplémentaires, de vacances, de RTT. Par ailleurs, que votre télésecrétaire soit indépendant ou fasse partie d’une agence, vous recevrez une facture. Le montant de cette dernière n'aura aucune surprise pour vous. Mais un avantage vous attend avec ce système de facturation. Si vous êtes assujetti à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), vous aurez la possibilité de la récupérer. Enfin, vous n’aurez plus besoin, comme pour une secrétaire en présentiel, de réserver une pièce dans vos locaux, de prévoir un bureau, des rangements…
Des imprévus dans le fonctionnement de votre entreprise sont évités
Avec un télésecrétaire, quelques soucis de personnels vous sont évités. Il peut arriver que votre secrétaire soit absent quelques jours ou plusieurs semaines. Grâce à ce service, vous ne connaîtrez pas ce désagrément. En effet, cette solution pallie l’absence d’un salarié et vous évite d’engager un secrétaire pour une mission qui est souvent de courte durée. Dans le cas où vous êtes à la recherche d’un secrétaire, en faisant appel à une agence pour trouver le professionnel qualifié qui vous convient, vous évitez de passer par l’étape du recrutement. Il vous suffit uniquement de conclure un contrat avec l’agence. Enfin, les télésecrétaires sont principalement appréciés pour leur savoir-faire et leur expérience. Le télésecrétariat est une solution pour faire gagner du temps aux entreprises. Les tâches sont effectuées très rapidement et d’une manière très professionnelle. Ces qualités sont évidemment très appréciées.
Les responsabilités de votre entreprise sont limitées
En faisant appel à une agence, vous écartez toutes les contraintes liées au contrat du recrutement d’un salarié. Vous ne devez plus gérer les congés, les retards, les absences… C’est le prestataire qui se charge de vous trouver un remplaçant dans toutes ces situations. Ce point est important, il vous permet de réduire le temps de travail d’un télésecrétaire surtout si vous faites partie d'une TPE, d'une start-up ou êtes, artisans, professionnels de santé… qui commencent son activité. En optant pour une externalisation de votre secrétariat, lorsque vous estimez que les charges de travail diminuent, vous pouvez tout à fait revoir votre forfait avec l'agence.